Wir beobachten es tagtäglich in unserem Projektgeschäft: Im Zuge der Digitalisierung ihrer internen Kommunikation und Zusammenarbeit wagen immer mehr Unternehmen den Schritt „in die Wolke”. Historisch bedingt, da die unternehmenseigene IT-Landschaft oft seit jeher Microsoft-basiert ist, setzen viele von ihnen auf den Cloud-Dienst Microsoft Office 365. Was wir jedoch beim Umstieg auf diese Cloud-Plattform auch immer wieder feststellen – und zwar bei Unternehmen aller Branchen und Größen: Office 365 bleibt viel zu oft noch hinter seinen Möglichkeiten zurück. Aber warum ist das so? Und wie lässt sich dieser Zustand ändern?
Fangen wir einmal ganz von vorn an: Ist in Unternehmen einmal die Entscheidung gefallen, Office 365 einzuführen, so beginnt das Ganze oft als reines IT-Projekt – und zwar mit der Migration der E-Mail-Software Exchange und Fileserver-Strukturen in die Cloud. Sich dabei nur die „IT-Brille“ aufzusetzen, hat allerdings einen ganz entscheidenden Haken, denn: Mit dem Cloud-Dienst Office 365 erhalten Unternehmen eine sehr umfangreiche – und für den Normalanwender auch komplexe und teils verwirrende – Suite an Tools für ihre Kommunikation und Zusammenarbeit.
So dient der Gruppenchat-basierte Dienst Microsoft Teams der schnellen Zusammenarbeit in Projekten und Abteilungen. SharePoint Online steht für die strukturierte Datenablage und zur Bereitstellung von Intranet-Plattformen zur Verfügung. Yammer nimmt die Funktion eines internen Social Networks ein, Stream und Video machen Bewegtbilder verfügbar und OneNote dient dem Festhalten von Notizen. Und das sind nur ein paar Beispiele für Werkzeuge aus der „Office 365“-Welt.
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